Estados Y Comportamientos Del Pedido En La Tienda Online

Rutas: 

• Pedidos > Configuración > Estados
• Pedidos > Configuración > Comportamientos

Palabras de búsqueda: "Estado", "Comportamiento", "Atrasado

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Esta nota explica cómo funciona el flujo de estados de los pedidos dentro de la tienda online y cómo se complementa con los comportamientos automáticos del sistema.
Cada pedido está siempre asociado a un estado, representado visualmente por una etiqueta de color y su descripción, que indica la instancia exacta del proceso de venta, preparación, despacho o cierre. Entender este flujo es clave para coordinar áreas internas, automatizar tareas y mantener información clara para el CLIENTE.

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Beneficios para el ADMINISTRADOR de la tienda:

• Control total del ciclo de vida del pedido.
• Automatización de tareas operativas (stock, cambios de estado, cancelaciones).
• Coordinación clara entre áreas (ventas, depósito, logística).
• Mejora en estadísticas y trazabilidad del proceso de venta.

Beneficios para el CLIENTE de la tienda:

• Información clara sobre el estado real de su pedido.
• Menos demoras y errores en preparación, despacho y entrega.
• Comunicación consistente durante todo el proceso de compra.

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Estados de pedidos

Ruta: Pedidos > Configuración > Estados

Los estados se agrupan en cuatro instancias principales, y cada una se subdivide para detallar con precisión en qué punto se encuentra el pedido.
Cada estado puede se puede re renombrado, personalizacion de color y ademas agregar una breve descripcion para comprender su uso.

 

1. Estados iniciales

Pedidos recién ingresados.

• Pendiente: Pedido recién creado, a la espera de la primera acción del responsable.
• Rechazado: Pedido cancelado de forma inmediata (fraude, error o solicitud del CLIENTE).
• Pre Aprobado: Pedido validado a nivel básico (pago, datos y conformación correctos) y listo para iniciar el proceso operativo.

2. Instancia de depósito

Estados relacionados con la preparación física del pedido.

• Aprobado: Se confirmó la disponibilidad de los artículos, así como los datos del comprador.
• Preparado: Los productos fueron unificados para su embalaje.
• A embalar: Etapa previa al despacho; se arma el paquete y se incorpora la etiqueta de envío.

3. Instancia de despacho 

Estados vinculados al envío del pedido.

• A despachar: Pedido listo para ser entregado al método de envío seleccionado.
• Despachado: El envío fue iniciado; impacta en notificaciones automáticas al CLIENTE.
• Entregado: El pedido fue recibido por el CLIENTE. Puede marcarse manualmente o automáticamente vía API de la logística.

4. Instancias cerradas

Estados que cierran el ciclo del pedido.

• Cancelado: Puede ejecutarse manualmente o automáticamente (por ejemplo, falta de pago tras X días).
• Finalizado: Cierra el proceso de venta y actualiza estadísticas del sistema.
• Eliminado: Pedido erróneo o de prueba; solo puede realizarlo un ADMINISTRADOR y no tiene automatizaciones asociadas.

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Comportamientos automáticos de Pedidos

Ruta: Pedidos > Configuración > Comportamientos

Los comportamientos definen reglas automáticas que impactan en estados, stock, estadísticas y flujos internos.

Prefijo numeracion pedidos

Aquí se asigna el numero prefijo de los pedidos. Generalmente se usa para vincular indirectamente a sistemas contables o simplemente para no iniciar con numeros chicos.

Mantenimiento de stock

Posibilidad de automatizar las consecuencias en stock segun las desiciones tomadas en el pedido. Solo nos permite usar una opcion por situación.

• Descontar stock:
  No descontar Stock (Stock ilimitado).
  Al recibir pedido (Reserva stock inmediata).
  Al recibir pago (Reserva stock contra pago).
   
• Recuperar stock:
  No recupera nunca stock.
  Recupera stock al cancelar un pedido.
  Recupera stock al eliminar un pedido.
  Recupera stock al cancelar/eliminar un pedido.
   

Automatización de cambios de estado

Esta sección permite automatizar los cambios de estado del pedido según distintas acciones que se producen dentro del sistema. No todas las acciones admiten la totalidad de los estados disponibles y, en cada caso, también es posible optar por no automatizar el cambio y gestionarlo de forma manual.

• Aprobación de pedidos:
  Los pedidos pueden aprobarse manualmente o de forma automática al momento de recibir el pago.
   
• Acciones operativas con estado configurable:
  Para las siguientes acciones es posible asignar un estado automático desde el listado completo de estados disponibles:
  • Facturación
  • Impresión de etiqueta de envío
  • Impresión del detalle de la orden
  • Pickeo del pedido
  • Asignación de fecha de envío
     
• Limitaciones en Entregado y Despachado:
  En las acciones de Despachado y Entregado, la automatización solo permite asignar los estados:
  • Despachado
  • Entregado
  • Finalizado
     
• Cancelación automática de pedidos:
  El sistema puede cancelar pedidos automáticamente luego de X días, siempre que se cumplan todas las siguientes condiciones:
  • Pedido en estado Pendiente
  • No pagado
  • Perfil minorista
  • No preventa
  • No proveniente de cambios, reclamos ni presupuestos
     
• Gestión avanzada en finalización de órdenes:
  Al activar la gestión avanzada de finalizado, se habilitan automatizaciones adicionales según la situación del pedido, como:
  • A cobrar
  • Pagado
  • Consignado
  • Bonificado
  • Cuenta corriente
     

Comportamientos con códigos QR

Los códigos QR están vinculados directamente a los sistemas de envío configurados en el sistema. Cuando la mensajería escanea el código QR para iniciar el traslado, el pedido pasa formalmente a la instancia de despacho.
Desde esta sección es posible definir el cambio automático de estado que se aplicará al escanear el QR. Los estados disponibles para esta automatización son:

• Preparado
• Despachado
• Entregado
• Finalizado

Esta funcionalidad permite sincronizar el estado del pedido con la acción real del operador logístico, evitando actualizaciones manuales y mejorando la trazabilidad del envío.
 

Desarmado de pedidos

Para una correcta utilización del desarmado de pedidos, se recomienda operar con el perfil DEPÓSITO, ya que está directamente vinculado al armado de pedidos y al control del stock real de los artículos.

Desde esta sección es posible automatizar los cambios de estado del pedido en dos instancias específicas:

• Al solicitar el desarmado del pedido
• Al marcar el pedido como desarmado

Esta automatización asegura que el estado del pedido refleje correctamente la situación operativa, evitando inconsistencias entre el stock físico y el estado del pedido en el sistema.
 

Estadísticas

Desde esta opción se puede definir si el sistema debe guardar estadísticas de marcas NO consumidas durante el proceso de compra.
Esta opción está pensada para análisis avanzados de comportamiento y debe activarse solo si se requiere este tipo de información.
 

Stock Comprometido

El stock comprometido representa la reserva de unidades de un producto mientras un pedido se encuentra en determinados estados del proceso. Esta funcionalidad evita que un mismo stock sea vendido simultáneamente en pedidos que aún no fueron cerrados.
Desde esta sección podés definir:

• Cuándo se compromete el stock:
  Seleccionando los estados del pedido que reservan stock (por ejemplo: Pendiente, Pre-aprobado, Aprobado, etc.).
• Liberación del stock comprometido:
  Podés automatizar la liberación o anulación de la reserva cuando el pedido pasa a un estado de cierre, como Finalizado, Cancelado o Eliminado.

Esta configuración es clave para mantener coherencia entre el stock real, el stock reservado y el stock disponible para la venta, especialmente en tiendas con alto volumen de pedidos o tiempos de pago diferidos.
 

Pedidos atrasados

Esta configuración permite definir a partir de cuántos días un pedido debe considerarse atrasado, tomando como referencia la fecha de ingreso de la orden y el estado en el que se encuentra.

Desde esta sección podés:

• Establecer la cantidad de días transcurridos desde la creación del pedido para marcarlo como atrasado.
• Seleccionar qué estados del pedido aplican a esta condición (por ejemplo: Pendiente, Pre-aprobado, Aprobado, etc.).

Cuando un pedido cumple ambas condiciones (días + estado), el sistema lo identifica como atrasado, facilitando su seguimiento operativo y la priorización de acciones internas.

Esta funcionalidad es especialmente útil para:

• Detectar cuellos de botella en el proceso de venta o despacho.
• Priorizar pedidos que requieren intervención manual.
• Mejorar los tiempos de respuesta y cumplimiento de entregas.
   

Facturación y pagos

Desde esta sección se configuran condiciones clave que determinan cómo el sistema gestiona la facturación, el control de pagos y la emisión de órdenes, tanto de forma manual como automática. Todas las opciones se activan o desactivan mediante valores SI / NO, permitiendo adaptar el flujo a la operatoria de cada negocio.
Las opciones disponibles son:

• Desglosar combos y packs en SKUs individuales (facturación / emisión de órdenes / API):
  Permite que los combos y packs se desarmen en sus SKUs individuales al momento de facturar, emitir órdenes o integrarse vía API con sistemas externos.
• Generar TN (Guía) al recibir un pago:
  Habilita la generación automática de un número de tracking interno (TN) cuando el sistema confirma el pago del pedido.
• Facturar pedidos automáticamente al recibir notificaciones de pago:
  Si está activo, el sistema genera la facturación en forma automática al recibir la confirmación del pago desde la pasarela correspondiente.
• Controlar pago antes de facturar pedido:
  Al activarse, solo se facturan pedidos que se encuentren efectivamente abonados, evitando facturaciones sin respaldo de pago.
• Controlar pago antes de aprobar pedido:
  Obliga a que el pedido esté pagado antes de pasar al estado de Aprobado, reforzando el control financiero del flujo de ventas.
   

Ampliación de búsquedas

Esta sección permite ampliar los criterios de búsqueda disponibles en el listado de pedidos, facilitando la localización de órdenes específicas.

IMPORTANTE: La activación de estas opciones puede impactar negativamente en el rendimiento y velocidad de carga del listado de pedidos, especialmente en tiendas con alto volumen de órdenes.
Opciones disponibles:

• Buscar pedidos por nombre de CLIENTE, login y código:
  Permite localizar pedidos utilizando datos identificatorios del CLIENTE además del número de pedido.
• Buscar pedidos por datos de facturación y control:
  Habilita la búsqueda por información fiscal y de control asociada al pedido.

Estas opciones deben activarse solo cuando sea realmente necesario para tareas operativas o administrativas puntuales.

MercadoLibre

Este apartado define el comportamiento de los pedidos provenientes de MercadoLibre dentro del sistema.
Configuraciones disponibles:

• Asignación de perfil:
  Define a qué perfil de cliente se asignarán los pedidos importados desde MercadoLibre:
• Facturación de pedidos de MercadoLibre:
  Permite decidir si los pedidos provenientes de esta plataforma se facturan automáticamente o no al sistema contable integrado.

Otros comportamientos

Desde esta sección se configuran acciones adicionales relacionadas con el cierre y el inicio de ciertos tipos de pedidos.

• Notificación automática al finalizar pedidos:
  Permite enviar (o no) un correo electrónico automático cuando un pedido pasa a estado Finalizado.
• Órdenes en preventa:
  Define el estado inicial que tendrá una orden ingresada como PREVENTA (por ejemplo: Pendiente).

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Consideraciones importantes:

• Los diferentes perfiles de usuarios del negocio, como ventas, depósito y logística, pueden generar acciones en el pedido, generardo cambios de estado en el pedido. Es fundamental definir responsabilidades claras para evitar cambios de estado inconsistentes. LINK USUARIOS/PERFILES
• Algunos estados del pedido impactan directamente en la información que ve el CLIENTE en la consulta online de su orden, por lo que deben reflejar fielmente la situación real del pedido.
• Las automatizaciones de estados y comportamientos tienen efectos colaterales sobre stock, facturación, notificaciones y estadísticas. Una configuración incorrecta puede generar errores difíciles de detectar a corto plazo.
• Cualquier cambio en la configuración de estados o comportamientos debe evaluarse considerando todo el flujo del pedido, desde su ingreso hasta su cierre.

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